Andare in missione

Regolamento di Ateneo e documenti di supporto

• Regolamento Missioni e trasferte

• Manuale d’Uso dell’applicativo U-web Missioni, a cura dell’Ufficio Missioni di Ateneo

• FAQ, a cura dell’Ufficio Missioni di Ateneo

Contatti

Missioni DAUIN	dauin.missioni@polito.it
Pier Paolo Asproni	011 090 7043
Linda Di Natale	011 090 5131
Cesare Sartirana	011 090 7174

Autorizzazione

Autorizzazione Missione‎ - Richiesta su un fondo progettuale o Unità di Lavoro
Compilare la richiesta autorizzazione missione dall'applicativo online Uweb Missioni dal link MyPoli - Missioni on line, secondo le seguenti tempistiche:

• 7 giorni lavorativi prima rispetto alla data partenza;
• 10 giorni lavorativi prima rispetto alla data partenza, in caso di richiesta di anticipo.

In caso di missioni soggette a rendicontazione si suggerisce al docente responsabile del fondo di verificarne la capienza, utilizzando U-GOV o contattando l’Ufficio Ricerca (dauin.progetti@polito.it).

NB: Tutte le Missioni devono essere autorizzate dal Direttore di Dipartimento anche se le spese sono rimborsate da un Ente terzo.

Autorizzazione Missione - Richiesta su due fondi progettuali o due Unità di Lavoro
Compilare la richiesta autorizzazione missione dall'applicativo online Uweb Missioni dal link MyPoli - Missioni on line, con le seguenti modalità:

• Generare n. 2 richieste di autorizzazione identiche (stesso periodo, destinazione, tratte) e, per ognuna di esse, spuntare la casellina “Missione cofinanziata”;
• Non duplicare il costo della missione, inserire gli importi presunti in base alla disponibilità dei fondi;
• Per quanto concerne gli anticipi, nel caso di unico progetto con l’indicazione di due Unità di Lavoro “costi rendicontabili” e “ulteriori risorse”, è possibile richiedere l’anticipo su entrambe le richieste; nel caso di due progetti distinti è, invece, possibile richiedere l’anticipo solo su una delle due richieste.

Le tempistiche relative alla domanda di missione seguono quanto riportato nel punto precedente (7/10 giorni lavorativi prima della data di partenza, in base alla necessità di un anticipo).

Inserimento di fondo di progetto da parte del responsabile

1. Selezionare il progetto contabile su cui si vuole far gravare il costo presunto di una missione
2. Compare la disponibilità in corrispondenza della voce “BUDGET DISPONIBILE”
   NB: La voce “BUDGET DISPONIBILE” identifica il budget di spesa residuo stimato per l’esercizio in corso, quindi NON si riferisce al saldo finanziario del progetto.
3. Quando il budget è “0,00” significa che:
   
   • nel progetto NON sono stati previsti costi per l’anno 2025
     oppure
     
   • è stato già utilizzato tutto il budget di previsione.
     Esempio:
     
     
     
4. Nei casi al punto 3., per vedere il reale saldo finanziario del progetto o le disponibilità residue del piano di ripartizione, occorre visualizzare il budget disponibile da U-Gov-REPORT PER RESPONSABILE PROGETTO.
   NB: La richiesta con “budget disponibile < del costo presunto dell’autorizzazione” può comunque essere portata avanti.
   
5. L'Ufficio Contabile verifica la disponibilità finanziaria del progetto oppure, in caso di fondi rendicontabili, verifica che ci sia capienza nella macro-voce pertinente del piano di ripartizione.
   NB: In caso di insufficienza reale di budget, gli interessati verranno avvisati dall’Ufficio Contabile.
   NB: In sede di budget di previsione (luglio- novembre), è consigliabile predisporre la scheda relativa alla previsione dei costi, fornita dall’Ufficio Contabilità.

Liquidazione

Compilare la richiesta di liquidazione dall'applicativo online Uweb Missioni dal link da MyPoli - Missioni on line, con le seguenti modalità:

• I giustificativi in formato elettronico devono essere allegati alla procedura di richiesta liquidazione, assicurandosi che siano completi. In caso di valuta estera, si suggerisce di riportare l’importo in euro effettivamente speso, allegando l’estratto conto;
• I giustificativi in formato cartaceo/originale, dovranno essere depositati nella buca delle lettere “Segreteria amministrativa”, insieme alla stampa del Documento “Richiesta Missione”, specificando la tipologia di missione: Missione soggetta a rendicontazione, Missione non soggetta a rendicontazione.
  

Compilare la richiesta di liquidazione dall’applicativo MyPoli- Servizi individuali al link Missioni on line. ‎
Il trattamento dei giustificativi di spesa deve seguire le modalità sotto riportate:

• i giustificativi in formato elettronico devono essere allegati alla procedura di richiesta liquidazione, assicurandosi che siano completi;
• i giustificativi in formato cartaceo/originale devono essere depositati o depositati nella buca della segreteria DAUIN, assicurandosi che siano muniti di identificativo (es. stampa della richiesta di autorizzazione). ‎
  

Tracciabilità dei pagamenti
Ai sensi della L. 207/2024, si ricorda che le spese sostenute in Italia per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea, quali ad esempio i taxi, non concorrono a formare il reddito solo se sono state sostenute con modalità di pagamento tracciabili (bancomat/carta di credito/PayPal). Invece se le predette spese sostenute in Italia saranno pagate in contanti, e quindi non sono tracciabili, concorreranno a formare il reddito e pertanto verranno tassate.
La procedura prevede di esplicitare se la spesa non è tracciata.

Iscrizione a conferenze‎
Le spese non devono essere imputate all’interno della missione perché gestite dal Distretto inviando a dauin.pagamenti@polito.it il modulo di Pagamento Enti Esterni.

Policy Agenzia Viaggi

La Giunta del 20.05.2025 ha approvato una nuova policy sull'utilizzo dell'agenzia viaggi che estende il servizio a tutto il personale docente e ricercatore del Dipartimento, nonché a tutto il personale tecnico-amministrativo e bibliotecario (PTAB) del Distretto.

L'agenzia di viaggi individuati è la Gattinoni. Per usufruire del servizio seguire la procedura sotto riportata.

1. Autorizzazione missione
dall'applicativo online Uweb Missioni, inserire a preventivo tutte le spese previste (comprese quelle con Gattinoni) fleggando nella voce MODALITA’ DI SOSTENIMETO SPESA l’opzione di SPESA PREPAGATA

2. Richiesta servizi Gattinoni
Dopo aver ottenuto l’autorizzazione alla Missione:

• inviare una mail con le desiderate a Gattinoni all’indirizzo polito@gattinoni.it
  NB: esclusivamente per la richiesta di biglietti del treno, è possibile inviare mail a btc.sei@gattinoni.it
  
• inviare in copia a dauin.missioni@polito.it, indicando il fondo (codice progetto u-gov) su cui imputare la spesa.

 

NB:Nel comunicare con l’agenzia, occorre verificare il rispetto dei massimali previsti all’art. 10 del Regolamento Missioni:

3. Richiesta di rimborso
In fase di rimborso, inserire anche le spese relative all’agenzia, inserendo come giustificativi i voucher e i relativi importi, fleggando alla voce MODALITA’ DI SOSTENIMETO SPESA l’opzione di SPESA PREPAGATA.